Ambassade en Consulaten van het Koninkrijk België in de Democratische Republiek Congo
Home Onze diensten Legalisatie van documenten

Legalisatie van documenten

Belangrijke punten alvorens te beginnen

Sinds maandag 28 september 2020 worden de documenten afgegeven op de legalisatiedienst door de ambassade gescand en voorzien van een digitale legalisatie. De aanvrager krijgt na de digitale handtekening zowel op papier als per mail een reçu ("À conserver / Te bewaren") die een dossiernummer en sluitingsdatum bevat met dewelke hij/zij de legalisatie kan raadplegen op https://legalweb.diplomatie.be.

  • Om een ontvankelijk dossier in te dienen op onze legalisatiedienst, nodigen wij u uit om deze pagina aandachtig en tot het einde te lezen. Een onontvankelijk dossier wordt geweigerd aan het loket.
  • Wij aanvaarden geen scans van documenten per mail. Uw originele documenten moeten nog steeds worden ingediend zoals hieronder uitgelegd. Wij legaliseren alleen originele documenten. Fotokopieën (tenzij academische documenten, zie hieronder) worden geweigerd aan het loket.
  • U bent niet verplicht om persoonlijk naar de ambassade of het consulaat-generaal te komen om uw dossier in te dienen of af te halen, tenzij voor een legalisatie van een privé document of voor een bijlage 32 (zie onderaan deze pagina). Wanneer u niet zelf komt, moet uw mandataris uw gelegaliseerde memo/volmacht kunnen voorleggen (meer uitleg volgt verder op de pagina). 
  • Wanneer u uw gelegaliseerd dossier indient in het kader van uw procedure (bv. visumaanvraag), gelieve de reçu ("À conserver / Te bewaren") toe te voegen aan uw originele documenten EN een geprinte versie van het volledige PDF-document dat electronisch gelegaliseerd werd. Indien de ambassade opmerkingen heeft toegevoegd, is het ten stelligste verboden deze weg te laten. 
  • Voor organisatorische redenen en tot nader order zullen de Belgische ereconsuls in de Republiek Congo stickers blijven toepassen. 
  • Om onze huidige termijnen te kennen voor het maken van een afspraak en de behandeling, gelieve hier te klikken.
  • Wij legaliseren geen Belgische documenten. Gelieve u te wenden tot de bevoegde autoriteiten in België voor de legalisatie van Belgische documenten.
  • Vergeet niet om op de datum van afhaling terug te keren om uw originele documenten op te halen. (De afhaaldatum wordt u meegedeeld tijdens het indienen.)
  • Ieder persoon bezit een enkele en unieke geboorteakte. Het is mogelijk om hiervan eensluidende afschriften op te vragen. Indien u een originele Congolese geboorteakte binnenbrengt terwijl er reeds een geboorteakte op uw naam bestaat, dan zal er op de nieuwe akte een melding komen dat het een "dubbel" betreft, behalve indien u het bewijs aanlevert van de annulering van de eerste akte. Indien u al een geboorteakte hebt, dan is het aanbevolen om hiervan een eensluidend afschrift op te vragen bij de Congolese gemeente die het origineel in diens register houdt. (Meer info vind je hier.)
  • Wij behouden ons het recht voor om gescheurde bankbiljetten te weigeren.

Wat is een legalisatie?

De legalisatie bevestigt de echtheid van de handtekening en de hoedanigheid waarin de ondertekenaar heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van de stempel of het zegel waarmee het document is bekleed. De ambassade of het consulaat-generaal zal enkel documenten legaliseren die in België zullen worden gebruikt (gemeente, ambassade enz.).

De legalisatie garandeert niet de authenticiteit van het gelegaliseerde document. De beslissing om een gelegaliseerd document al dan niet te aanvaarden is de bevoegdheid van de Belgische organisatie of autoriteit die het document heeft gevraagd in het kader van de procedure in België. 

Een document dat door de ambassade of het consulaat-generaal gelegaliseerd werd, mag niet meer worden gemanipuleerd. Elke manipulatie van het document maakt de legalisatie ongeldig. Indien u de inhoud van een door ons gelegaliseerd document wenst te wijzigen, gelieve de bevoegde Congolese autoriteiten te contacteren om een nieuw document aan te maken dat nadien moet worden voorgelegd voor een nieuwe legalisatie.

Wij legaliseren de handtekening van het ministère des Affaires étrangères

Alvorens uw documenten in te dienen op de dienst legalisatie moeten alle documenten (akten en attesten van de burgerlijke stand, gerechtelijke akten en documenten van het ministerie van justitie, ...) die opgesteld zijn in de DRC voorafgaandelijk gelegaliseerd zijn door het ministerie van buitenlandse zaken van de DRC. Als enige uitzondering hierop kan de ambassade een privé document legaliseren mits de ondertekenaar fysiek aanwezig is aan het loket of het document in kwestie reeds gelegaliseerd werd door het ministerie van buitenlandse zaken DRC (bv. een ouderlijke reistoestemming, een volmacht, etc.). De vorm van dergelijk document is vrij.

Het ministerie van buitenlandse zaken legaliseert in zijn kantoren in Kinshasa én in zijn antenne in Lubumbashi (aanvraagcentrum Congolese paspoorten). De antenne in Lubumbashi is bevoegd voor documenten van de provincies van Haut Katanga, Lualaba, Haut Lomami en Tanganyika

Waar een dossier indienen?

Plaats waar het document opgesteld werd eerst legaliseren door en vervolgens door
DRC - Democratische republiek Congo
  Bandundu, Bas-Congo, Équateur, Kasaï-Occidental, Kasaï-Oriental, Kinshasa, Maniema, Nord-Kivu, Orientale, Sud-Kivu  Ministerie Buitenlandse zaken DRC te Gombe Ambassade van België in Kinshasa
  Haut-Katanga, Haut-Lomami, Lualaba, Tanganyika  Antenne Ministerie Buitenlandse zaken DRC te Lubumbashi Consulaat-Generaal van België in Lubumbashi
RC - Republiek Congo
  Bouenza, Brazzaville, Cuvette, Cuvette-Ouest, Lékoumou, Likouala, Plateaux, Pool, Sangha  Ministerie buitenlandse zaken RC te Brazzaville Ereconsulaat van België in Brazzaville
of Ambassade van België in Kinshasa
  Kouilou, Niari, Pointe-Noire Antenne ministerie Buitenlandse zaken RC te Pointe-Noire Ereconsulaat van België in Pointe-Noire of Ambassade van België in Kinshasa
  Uitzondering: een tenlasteneming voor studenten (« Annexe 32 » / “Bijlage 32”) moet altijd behandeld worden door de Ambassade in Kinshasa, zelfs indien de tenlastenemer in Republiek Congo verblijft. De tenlastenemer biedt zich persoonlijk aan in Kinshasa op de Ambassade met het volledige dossier (zie hierboven); of de tenlastenemer dient het dossier in via een van onze ere-consulaten die het vervolgens aan de ambassade bezorgen. Gelieve in dat geval rekening te houden met een behandelingstermijn van meerdere weken. 

Een dossier indienen op de ambassade van België in Kinshasa

Voor een aanvraag tot legalisatie moet u alle documenten voorbereiden en de mémo invullen en tekenen. Ook indien u geen volmacht geeft aan een derde persoon en u zelf de documenten indient, moet u deze op voorhand ingevulde memo mee toevoegen. 

De dienst legalisatie van de ambassade van België in Kinshasa is enkel en alleen toegankelijk op basis van een afspraak via deze link. De afspraak moet worden gemaakt op naam van de titularis van het dossier, en niet de volmachthouder. Als een volmachthouder naar de ambassade komt, moet hij/zij de volmacht voorleggen die ondertekend is door de volmachtgever die de titularis is (zie "memo").

De legalisatie kost 20 EUR per document, contant te betalen (in EUR) aan het loket tijdens het indienen van uw dossier. 

Om academische documenten te legaliseren, waaronder een tenlasteneming voor studenten (studievisum), gelieve dit (Franstalig) document te raadplegen.

Tijdens het indienen krijgt u een indieningsbewijs. Uw indieningsbewijs bevat een afhaaldatum en -uur alsook een uniek dossiernummer. U dient uw indienings- alsook identiteitsbewijs te tonen wanneer u uw dossier komt afhalen. Gelieve steeds uw dossiernummer te melden wanneer u vragen hebt.

Slechts 1 persoon mag zich aanbieden aan het loket: of de houder van de documenten, of zijn mandataris. 

Het maken van een afspraak om informatie te bekomen aan het loket, is niet toegestaan. Indien u zich tijdens uw afspraak aanbiedt zonder dossier, wordt u geweigerd aan het loket.

Een dossier indienen op het consulaat-generaal van België in Lubumbashi

De legalisatiedienst op het consulaat-generaal van België in Lubumbashi is zonder afspraak toegankelijk tijdens de openingsuren. 

Voor een aanvraag tot legalisatie moet u alle documenten voorbereiden en de mémo invullen en tekenen.

De legalisatie kost 20 EUR per document, contant te betalen (in EUR) aan het loket tijdens het indienen van uw dossier.

U biedt zich zonder afspraak aan aan het loket tijdens de openingsuren, met de ingevulde mémo, uw dossier, een identiteitsbewijs en een kopie van uw identiteitsbewijs.

Om academische documenten te legaliseren, inbegrepen een ten lastenneming (bijlage 32) voor studenten (studievisum), gelieve dit Franstalig document te raadplegen.

Tijdens het indienen krijgt u een afhaalticket. Uw afhaalticket bevat een afhaaldatum alsook een uniek dossiernummer. U dient uw afhaalticket alsook uw identiteitsbewijs te tonen wanneer u uw dossier komt afhalen. Gelieve steeds uw dossiernummer te melden wanneer u vragen hebt.

U bent niet beschikbaar op de afhaaldatum van uw dossier? Na deze datum mag u elke werkdag tijdens de openingsuren uw dossier afhalen (dinsdag en donderdag tussen 08u en 11u).

Komt iemand anders uw dossier indienen en/of afhalen?

U bent niet verplicht om persoonlijk naar de ambassade of het consulaat-generaal te komen om uw dossier in te dienen of af te halen. U kan zich laten vertegenwoordigen door een derde (kennis, familie, advocaat). Gelieve de mémo in te vullen en uw handtekening te laten legaliseren (zes maanden geldig) door uw gemeente. Indien de gemeente van uw woonplaats uw handtekening niet wil legaliseren, dan kan u uw handtekening laten legaliseren door de notaris van uw woonplaats. De mémo moet duidelijk vermelden wie de mandataris is. Uw mandataris zal zich aanbieden met de mémo (of een kopie hiervan), zijn identiteitsbewijs alsook een kopie van uw identiteitsbewijs. De mandataris betaalt contant aan het loket tijdens de indiening van uw dossier.

Strijd tegen fraude

Onze website vermeldt de officiële consulaire tarieven. Toegang tot de ambassade en het CEV is altijd gratis. Indien een derde geld vraagt om de toegang of uw dossier te faciliteren, dan bent u het slachtoffer van een poging tot fraude. U kan hiervan melding maken via +243 996 022 100 of kinshasa@diplobel.fed.be voor de ambassade en lubumbash@diplobel.fed.be voor het consulaat-generaal. Elke melding van fraude wordt in de meest strikte confidentialiteit behandeld.

Privacy

Onze diensten werken in de meest strikte confidentialiteit. Uw persoonlijke gegevens dienen tot het leveren van deze consulaire dienst. Zij worden dus in geen enkel geval gedeeld met derden die niet betrokken zijn.