Légalisation de documents

Points importants avant de commencer

Depuis septembre 2020, les documents déposés à la légalisation sont scannés par l'ambassade et pourvus d'une légalisation digitale. Suite à la signature électronique, le demandeur reçoit sur papier et par mail un reçu ("À conserver / Te bewaren") avec un numéro de dossier et une date de clôture avec lequel il/elle peut consulter la légalisation sur https://legalweb.diplomatie.be.

• Pour déposer un dossier recevable auprès de notre service de légalisation, nous vous invitons à bien vouloir consulter attentivement toute cette page. Un dossier irrecevable sera refusé au guichet.
• Nous n'acceptons pas de scans de documents par mail. Vos documents originaux doivent être déposés comme expliqué ci-dessous. Nous légalisons uniquement des documents originaux. Des photocopies (sauf documents académiques, voir ci-dessous) sont refusées au guichet.
• Votre présence physique n’est pas exigée au guichet pour dépôt ou retrait, sauf pour une légalisation sous seing privé sans signature du notaire ou l’annexe 32. (Voir en bas de la page.) Si vous ne venez pas, votre mandataire doit être muni de votre mémo/procuration légalisé (précisions ci-dessous dans la page). 
• Quand vous introduisez votre dossier légalisé dans une procédure (par ex. demande de visa), vous devez ajouter à l’original le reçu ("À conserver / Te bewaren") ET une version imprimée du PDF complet du document légalisé électroniquement. Si l'Ambassade a ajouté des remarques en annexe du document légalisé, il est strictement interdit de les supprimer.
• Pour raisons organisationnelles, les consuls honoraires belges en République du Congo continueront à appliquer des autocollants jusqu’à nouvel ordre.
• Pour connaître les délais actuels de prise de rendez-vous et traitement, cliquez ici.
• Nous ne légalisons pas de documents belges. Pour la légalisation de documents belges, veuillez-vous renseigner auprès des autorités compétentes en Belgique.
• Chaque individu possède un seul et unique acte de naissance. Il est possible d'en demander des copies conformes. Si vous soumettez à la légalisation un acte de naissance congolais original tandis qu'un acte de naissance existe déjà à votre nom, le nouvel acte recevra une mention pour expliquer qu'il s'agit d'un doublon, sauf si vous apportez la preuve de l'annulation du premier acte. Si vous avez déjà un acte de naissance, il est recommandé d'en demander une copie conforme auprès de la commune congolaise qui tient l'original en son registre. (Précisions sur cette page)
• Nous nous réservons le droit de refuser des billets d'argent déchirés.

Qu’est-ce qu’une légalisation ?

La légalisation est la vérification de la véracité de la signature et de la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, de l'identité du sceau ou du timbre dont le document est revêtu. Un document sera uniquement légalisé par l’ambassade ou le consulat général si le document est destiné à être utilisé par une autorité belge (commune, ambassade, etc.).

Une légalisation ne garantit cependant pas l’authenticité du document légalisé. La décision d’accepter un document légalisé relève de la compétence de l’autorité belge qui a demandé le document. 

Un document légalisé ne peut plus être manipulé. Toute manipulation du document rend invalide la légalisation qui a été faite. Si vous voulez rectifier le contenu d’un document légalisé, il faut contacter les autorités congolaises compétentes pour créer un nouveau document qui devra être soumis pour une nouvelle légalisation.

Nous ne légalisons que la signature du ministère des affaires étrangères 

Avant d’être soumis à notre service de la légalisation, tous les documents (actes et attestations de l’état civil; documents émis par le pouvoir judiciaire ou ministère de la justice; ...) qui ont été dressés en RDC doivent être légalisés au préalable par le ministère des affaires étrangères de la RDC. La seule exception à cette règle: L'ambassade peut légaliser un document sous seing privé (par exemple une autorisation parentale de voyage, une procuration, etc.) moyennant la présence physique du signataire au guichet. La forme d'un document sous seing privé, est libre.

Le ministère des affaires étrangères de la RDC légalise dans ses bureaux à Kinshasa ainsi que dans son antenne à Lubumbashi (centre de collecte des passeports congolais). L'antenne à Lubumbashi est compétente pour les documents en provenance des provinces du Haut Katanga, du Lualaba, du Haut Lomami et du Tanganyika.

Où déposer un dossier?

Introduire un dossier auprès de l’ambassade de Belgique à Kinshasa

Pour toute demande de légalisation, vous devez préparer vos documents à légaliser et imprimer, compléter et signer le mémo (cliquez ici) et joindre une copie de la pièce d'identité du titulaire du document à légaliser. Même si vous ne donnez pas procuration à un mandataire et vous déposez vos documents vous-même, vous devez apporter ce Mémo, rempli au préalable.  

Le service de la légalisation de l’ambassade de Belgique à Kinshasa est accessible uniquement sur rendez-vous que vous réservez vous-même via ce lien. Le rendez-vous doit être pris au nom du titulaire du dossier, et non le mandataire. Si un mandataire se présente à l'ambassade, il/elle doit présenter la procuration signée par le mandant qui est le titulaire (voir le "mémo").

Les frais de légalisation s’élèvent à 20 EUR par document, à payer en espèces en EUR au guichet lors du dépôt de votre dossier.

Pour légaliser des documents académiques, y compris une prise en charge (annexe 32) pour un étudiant (visa études), consultez ce document. 

Lors du dépôt vous recevrez une preuve de dépôt. Votre preuve contient la date et heure de retrait pour votre dossier ainsi qu’un numéro de dossier unique. Vous devez présenter votre preuve et pièce d’identité quand vous récupérez votre dossier. Merci de bien vouloir communiquer le numéro de dossier en cas de questions.

Seulement 1 personne peut se présenter au rendez-vous: soit le titulaire des documents, soit son mandataire.

Il n’est pas permis de prendre un rendez-vous pour obtenir des informations au guichet. Si vous vous présentez sans dossier lors de votre rendez-vous, vous serez refusé au guichet.

Introduire un dossier auprès du consulat général de Belgique à Lubumbashi

Le service de la légalisation du consulat général de Belgique à Lubumbashi est accessible sans rendez-vous pendant les heures d'ouverture.

Pour toute demande de légalisation, vous devez préparer vos documents à légaliser et imprimer, compléter et signer le mémo (cliquez ici)

Les frais de légalisation s’élèvent à 20 EUR par document, à payer en espèces (et en EUR) au guichet lors du dépôt de votre dossier.

Vous vous présentez (sans rendez-vous) au guichet lors de heures d'ouverture avec le mémo rempli, votre dossier, votre pièce d’identité et une copie de votre pièce d'identité.

Pour légaliser des documents académiques, y compris une prise en charge (annexe 32) pour un étudiant (visa études), consultez ce document. 

Lors du dépôt vous recevrez un ticket de retrait. Votre ticket de retrait contient la date de retrait pour votre dossier ainsi qu’un numéro de dossier unique. Vous devez présenter votre ticket de retrait et votre pièce d’identité quand vous récupérez votre dossier. Merci de bien vouloir communiquer le numéro de dossier en cas de questions.

Vous êtes indisponible lors du jour de retrait qui a été accordé à votre dossier? Vous pouvez récupérer votre dossier pendant les heures d'ouverture après cette date (mardi et jeudi entre 08h et 11h).

Quelqu’un d’autre que vous viendra déposer et/ou retirer vos documents ?

Vous n’êtes pas obligé de venir personnellement à l’ambassade ou au consulat général pour déposer ou retirer vos documents à légaliser. Si vous souhaitez que quelqu’un vous représente (ami/amie, famille, avocat) vous devez demander à votre commune de résidence de légaliser le mémo (valable six mois) que vous donnez ensuite à votre mandataire qui dépose et/ou retire les documents. Si la commune de votre résidence ne veut pas légaliser votre signature, vous pouvez demander au notaire du lieu de résidence de légaliser votre signature. Votre mandataire doit se présenter avec le mémo (ou une copie de celui-ci), sa pièce d’identité ainsi qu’une copie de votre pièce d’identité. Le mandataire payera en espèces au guichet lors du dépôt de votre dossier.

Lutte contre la fraude

Notre site web mentionne les tarifs consulaires officiels. L’accès à l’ambassade, le consulat général et au CEV est gratuit. Si un tiers demande de l’argent pour faciliter l’accès ou votre dossier, alors vous êtes la victime d’une tentative de fraude. Vous pouvez signaler ceci via +243 996 022 100 ou kinshasa@diplobel.fed.be pour l'ambassade et lubumbashi@diplobel.fed.be pour le consulat général. Chaque signalement sera traité dans la plus stricte confidentialité.

Privacy

Nos services travaillent dans la plus stricte confidentialité. Vos données personnelles servent à fournir ce service consulaire. Elles ne sont donc en aucun cas transmises à des tiers non-concernés par cet objectif.