Ambassade et Consulats du Royaume de Belgique en République Démocratique du Congo
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Légalisation de documents

En raison de la situation COVID-19 ("Coronavirus"), le service de la légalisation à Kinshasa a été temporairement fermé dans le cadre de mesures sanitaires. Nous n'acceptons plus de nouveaux dossiers et le retrait n'a plus lieu jusqu'à nouvel ordre. Merci de votre compréhension.

Points importants avant de commencer

Pour déposer un dossier recevable auprès de notre service de légalisation, nous vous invitons à bien vouloir consulter attentivement cette page. Un dossier irrecevable sera refusé au guichet.

Nous légalisons uniquement des documents originaux. Des photocopies (sauf documents académiques, voir ci-dessous) sont refusées au guichet.

Nous ne légalisations pas de documents belges. Pour la légalisation de documents belges, veuillez-vous renseigner auprès des autorités compétentes en Belgique.

Merci de bien vouloir vérifier auprès de l’organisation ou autorité belge qui demande vos documents légalisés si votre dossier est complet. La vérification de l’état du dossier ne relève pas de la compétence de l'ambassade, du consulat-général ou du consulat honoraire.

Lutte contre la fraude

Notre site web mentionne les tarifs consulaires officiels. L’accès à l’ambassade, le consulat général et au CEV est gratuit. Si un tiers demande de l’argent pour faciliter l’accès ou votre dossier, alors vous êtes la victime d’une tentative de fraude. Vous pouvez signaler ceci via +243 996 022 100 ou kinshasa@diplobel.fed.be pour l'ambassade et lubumbashi@diplobel.fed.be pour le consulat général. Chaque signalement sera traité dans la plus stricte confidentialité.

Qu’est-ce qu’une légalisation ?

La légalisation est la vérification de la véracité de la signature et de la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, de l'identité du sceau ou du timbre dont le document est revêtu. Un document sera uniquement légalisé par l’ambassade ou le consulat général si le document est destiné à être utilisé en Belgique.

Une légalisation ne garantit cependant pas l’authenticité du document légalisé. La décision d’accepter un document légalisé relève de la compétence de l’organisation ou autorité belge qui a demandé le document dans le cadre de la procédure en Belgique.

Une légalisation peut être accompagnée de mentions qui aident l’officier de l’état civil en Belgique à prendre sa décision. Ces mentions indiquent les discordances ou erreurs matérielles constatées par l’analyste du dossier.

Attention :

  • Un document légalisé par l’ambassade ou le consulat général ne peut plus être manipulé. Toute manipulation du document rend invalide la légalisation qui a été faite. Si vous voulez rectifier le contenu d’un document légalisé par nos services, il faut contacter les autorités congolaises compétentes pour créer un nouveau document qui devra être soumis pour une nouvelle légalisation.

Le respect de la ‘cascade’ des signatures

Avant d’être soumis à notre service de la légalisation, veuillez vérifier que vos documents répondent aux exigences :

  • Tous les actes et attestations de l’état civil doivent être légalisés par le ministère des affaires étrangères.
  • Les documents émis par le pouvoir judiciaire ou le ministère de la justice, doivent être légalisés par le ministère de la justice et/ou (choix libre) le ministère des affaires étrangères.

Le ministère de la justice légalise exclusivement dans ses bureaux à Kinshasa.

Le ministère des affaires étrangères légalise dans ses bureaux à Kinshasa ainsi que dans son antenne à Lubumbashi (centre de collecte des passeports congolais). Faites légaliser à Kinshasa les documents dressés en dehors des Provinces du Haut Katanga, du Lualaba, du Haut Lomami et du Tanganyika. 

Où déposer un dossier?

Votre document vient-il de la province du Haut Katanga, du Lualaba, du Haut Lomami ou du Tanganyika? Veuillez déposer votre dossier auprès du consulat général de Belgique à Lubumbashi.

Votre document vient d’un autre lieu que les quatre provinces mentionnées ci-dessus? Veuillez déposer votre dossier auprès de l’ambassade de Belgique à Kinshasa.

Quelqu’un d’autre que vous viendra déposer et/ou retirer vos documents ?

Vous n’êtes pas obligé de venir personnellement à l’ambassade ou au consulat général pour déposer ou retirer vos documents à légaliser. Si vous souhaitez que quelqu’un vous représente (ami/amie, famille, avocat) vous devez demander à votre commune de résidence de légaliser le mémo que vous donnez ensuite à votre mandataire qui dépose et/ou retire les documents. Si la commune de votre résidence ne veut pas légaliser votre signature, vous pouvez demander au notaire du lieu de résidence de légaliser votre signature. Le mémo doit contenir le nom du mandataire. Votre mandataire doit se présenter avec le mémo (ou une copie de celui-ci), sa pièce d’identité ainsi qu’une copie de votre pièce d’identité. Le mandataire payera en espèces au guichet lors du dépôt de votre dossier.

Si vous résidez en RDC, vous pouvez soit signer le mémo devant le guichet lors du dépôt à l’ambassade (aucune légalisation de votre signature n’est requise), soit vous faites légaliser votre signature par le notaire compétent. Si vous signez le mémo devant le guichet lors du dépôt, veuillez-vous munir d’une pièce d’identité.

Attention :

  • Si vous devez donner une procuration à un tiers (ami/amie, famille, avocat) qui n’a pas été mentionné en tant que mandataire dans votre mémo mais qui viendra retirer votre dossier, vous pouvez écrire une lettre qui décrit votre procuration. Votre lettre doit être légalisée par votre commune de résidence (ou le notaire en RDC). Votre mandataire se présente avec la lettre de procuration (ou une copie de celui-ci), sa pièce d’identité ainsi qu’une copie de votre pièce d’identité

Introduire un dossier auprès de l’ambassade de Belgique à Kinshasa

Pour toute demande de légalisation, vous devez préparer vos documents à légaliser et compléter et signer le mémo. Les frais de légalisation s’élèvent à 20 EUR par document, à payer en espèces (et en EUR) au guichet lors du dépôt de votre dossier.

Pour légaliser des documents académiques, y compris une prise en charge pour un étudiant (visa études), consultez ce document

Lors du dépôt vous recevrez un ticket de retrait. Votre ticket de retrait contient la date de retrait pour votre dossier ainsi qu’un numéro de dossier unique. Vous devez présenter votre ticket de retrait et votre pièce d’identité quand vous récupérez votre dossier. Merci de bien vouloir communiquer le numéro de dossier en cas de questions.

Vous êtes indisponible lors du jour de retrait qui a été accordé à votre dossier? Vous pouvez récupérer votre dossier chaque mardi et jeudi entre 08h00 et 11h00 après cette date.

Le service de la légalisation de l’ambassade de Belgique à Kinshasa est accessible uniquement sur rendez-vous via ce lien. Le rendez-vous doit être pris au nom de la personne qui se présentera avec le dossier.

Attention :

  • Il n’est pas permis de prendre un rendez-vous pour obtenir des informations au guichet. Si vous vous présentez sans dossier lors de votre rendez-vous, vous serez refusé au guichet.

Introduire un dossier auprès du consulat général de Belgique à Lubumbashi

Le service de la légalisation du consulat général de Belgique à Lubumbashi est accessible sans rendez-vous pendant les heures d'ouverture.

Pour toute demande de légalisation, vous devez préparer vos documents à légaliser et compléter et signer le mémo. Les frais de légalisation s’élèvent à 20 EUR par document, à payer en espèces (et en EUR) au guichet lors du dépôt de votre dossier.

Vous vous présentez (sans rendez-vous) au guichet lors de heures d'ouverture avec le mémo rempli, votre dossier, votre pièce d’identité et une copie de votre pièce d'identité.

Pour légaliser des documents académiques, y compris une prise en charge pour un étudiant (visa études), consultez ce document

Lors du dépôt vous recevrez un ticket de retrait. Votre ticket de retrait contient la date de retrait pour votre dossier ainsi qu’un numéro de dossier unique. Vous devez présenter votre ticket de retrait et votre pièce d’identité quand vous récupérez votre dossier. Merci de bien vouloir communiquer le numéro de dossier en cas de questions.

Vous êtes indisponible lors du jour de retrait qui a été accordé à votre dossier? Vous pouvez récupérer votre dossier pendant les heures d'ouverturre après cette date.

Vous résidez en République du Congo ?

Si vous résidez à Brazzaville, vous pouvez faire légaliser vos documents auprès de notre consulat honoraire à Brazzaville.

Si vous résidez dans les régions du Kwilu ou du Niari, vous pouvez faire légaliser vos documents auprès de notre consulat honoraire à Pointe Noire.

Attention:

  • Veuillez d’abord faire légaliser vos documents auprès du Ministère des Affaires étrangères de la République du Congo. (Une antenne du ministère est présente à Pointe-Noire.)

Privacy

Nos services travaillent dans la plus stricte confidentialité. Vos données personnelles servent à fournir ce service consulaire. Elles ne sont donc en aucun cas transmises à des tiers non-concernés par cet objectif.