Ambassade et Consulats du Royaume de Belgique en République Démocratique du Congo
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Légalisation de documents

Qu’est-ce qu’une légalisation ?

La légalisation est la vérification de la véracité de la signature et de la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, de l'identité du sceau ou du timbre dont le document est revêtu. Un document sera uniquement légalisé par l’ambassade de Belgique si le document est destiné à être utilisé en Belgique.

Une légalisation ne garantit cependant pas l’authenticité du document légalisé. La décision d’accepter un document légalisé relève de la compétence de l’organisation ou autorité belge qui a demandé le document dans le cadre de la procédure en Belgique.

Une légalisation peut être accompagnée de mentions qui aident l’officier de l’état civil en Belgique à prendre sa décision. Ces mentions indiquent les discordances ou erreurs matérielles constatées par l’analyste du dossier.

 
Le respect de la ‘cascade’ des signatures

Avant d’être soumis à notre service de la légalisation, veuillez vérifier que vos documents répondent aux exigences :

Jusqu’au 31 octobre 2019 :

  • Les actes de l’état civil ainsi que les documents émis par le Pouvoir judiciaire, délivrés à Kinshasa, doivent être légalisés par le notaire compétent pour Kinshasa. (Attention : chaque notaire a une juridiction différente.)
  • Les actes de l’état civil délivrés en province doivent être légalisés par le ministère des Affaires étrangères.
  • Les documents émis par le Pouvoir judiciaire, délivrés en province, doivent être légalisés par le ministère de la Justice.

À partir du 01 novembre 2019 :

  • Tous les actes de l’état civil, délivrés à Kinshasa et en province, doivent être légalisés par le ministère des Affaires étrangères.
  • Les documents émis par le Pouvoir judiciaire, délivrés à Kinshasa et en province, doivent être légalisés par le ministère de la Justice.

 
Introduire un dossier auprès de l’ambassade de Belgique à Kinshasa

Pour toute demande de légalisation, vous devez préparer vos documents à légaliser et compléter le mémo. Les frais de légalisation s’élèvent à 20 EUR par document, à payer en espèces (et en EUR) au guichet lors du dépôt de votre dossier.

Le service de la légalisation de l’ambassade de Belgique à Kinshasa est accessible uniquement sur rendez-vous via ce lien. Le rendez-vous doit être pris au nom de la personne qui se présentera avec le dossier.

Vous vous présentez au guichet lors de votre rendez-vous avec le mémo rempli, votre dossier et votre pièce d’identité

Pour légaliser des documents académiques, y compris une prise en charge pour un étudiant (visa études), consultez ce document

Lors du dépôt vous recevrez un ticket de retrait. Votre ticket de retrait contient la date de retrait pour votre dossier ainsi qu’un numéro de dossier unique. Vous devez présenter votre ticket de retrait et votre pièce d’identité quand vous récupérez votre dossier. Merci de bien vouloir communiquer le numéro de dossier en cas de questions.

Vous êtes indisponible lors du jour de retrait qui a été accordé à votre dossier? Vous pouvez récupérer votre dossier chaque mardi et jeudi entre 08h00 et 11h00 après cette date.

Attention :

  • Merci de bien vouloir vérifier auprès de l’organisation ou autorité belge qui demande vos documents légalisés si votre dossier est complet. La vérification de l’état du dossier ne relève pas de la compétence de l’ambassade.
  • L’ambassade ne légalise pas de documents belges. Pour la légalisation de documents belges, veuillez-vous renseigner auprès des autorités compétentes en Belgique.

 
Quelqu’un d’autre que vous viendra déposer et/ou retirer vos documents ?

Vous n’êtes pas obligé de venir personnellement à l’ambassade pour déposer ou retirer vos documents à légaliser. Si vous souhaitez que quelqu’un vous représente (ami/amie, famille, avocat) vous devez demander à votre commune de résidence de légaliser le mémo que vous donnez ensuite à votre mandataire qui dépose et/ou retire les documents. Le mémo doit contenir le nom du mandataire. Votre mandataire doit se présenter avec le mémo (ou une copie de celui-ci), sa pièce d’identité ainsi qu’une copie de votre pièce d’identité. Le mandataire payera en espèces au guichet lors du dépôt de votre dossier.

Si vous résidez en RDC, vous pouvez soit signer le mémo devant le guichet lors du dépôt à l’ambassade (aucune légalisation de votre signature n’est requise), soit vous faites légaliser votre signature par le notaire compétent. Si vous signez le mémo devant le guichet lors du dépôt, veuillez-vous munir d’une pièce d’identité.

Attention :

  • Si vous devez donner une procuration à un tiers (ami/amie, famille, avocat) qui n’a pas été mentionné en tant que mandataire dans votre mémo mais qui viendra retirer votre dossier, vous pouvez écrire une lettre qui décrit votre procuration. Votre lettre doit être légalisée par votre commune de résidence (ou le notaire en RDC). Votre mandataire se présente avec la lettre de procuration (ou une copie de celui-ci), sa pièce d’identité ainsi qu’une copie de votre pièce d’identité.

 
Vous résidez en République du Congo ?

Si vous résidez dans les régions du Kwilu ou du Niari, vous pouvez faire légaliser vos documents auprès de notre consulat honoraire à Pointe Noire:

Elaeis Business Center - Avenue Charles De Gaulle - Centre-Ville
BP220 - Centre-ville - Pointe Noire
Consul honoraire Lazare MAYANDA
+242 05 533 13 12
+242 06 660 70 56
consubel.pnr@gmail.com

Si vous résidez dans une autre région du pays, vous devez vous adresser directement à l’ambassade de Belgique à Kinshasa. (Voir les instructions ‘Introduire un dossier auprès de l’ambassade de Belgique à Kinshasa’ ci-dessus.)